Evenement melden

Vanaf 8 mei 2021 kunnen buitenactiviteiten georganiseerd worden tot maximaal 50 personen onder strikte voorwaarden en volgens de geldende protocollen.

Alle activiteiten moeten op voorhand voorgelegd worden aan het lokaal bestuur.

Een activiteit of evenement kan momenteel pas doorgaan NA GOEDKEURING VAN DE BURGEMEESTER.

Jouw aanvraag gebeurt digitaal via het evenementenloket Eagle of indien digitaal niet mogelijk, dan via mail naar info@meulebeke.be.

Jouw aanvraag moet een antwoord geven op onderstaande vragen:

  • Welke vereniging/organisatie doet de aanvraag?
  • Wat is de locatie van de activiteit?
  • Wanneer zal de activiteit plaatsvinden?
  • Hoe zal deze activiteit coronaproof verlopen en wie is hiervoor verantwoordelijk? Hiervoor moet je de Covid Event Scan invullen en uploaden bij jouw digitale aanvraag of deze via mail bezorgen.

Aanvragen worden besproken in de gemeentelijke crisiscel, waarna er al dan niet toestemming kan gegeven worden of bijkomende voorwaarden worden gesteld. Activiteiten moeten coronaproof kunnen doorgaan, volgens de geldende coronamaatregelen op het ogenblik van de activiteit en volgens de opgestelde protocollen van de overheid. Het wel of niet kunnen doorgaan is ook sterk afhankelijk van de besmettingscijfers in de gemeente (alertniveau). 

Uiteraard moet ook nog met andere veiligheidsrisico’s rekening gehouden worden (vb. verkeer, geluid...). 

Zonder toelating kunnen er geen activiteiten worden georganiseerd. 

Organisatoren met de intentie om een evenement of activiteit te organiseren in de gemeente, kunnen vooraf eerst de Covid Event Scan invullen. De scan is een noodzakelijke hulp om te zien als een event veilig kan verlopen. 

Het protocol en de online tool zijn beschikbaar op www.covideventriskmodel.be. Met deze tool kunnen organisatoren het COVID-veiligheidsrisico van hun event in kaart brengen.

Bij een groen label kan je een officiële aanvraag doen bij de gemeente via dit meldingsformulier.

De regels van de sector moeten gevolgd worden. Er zijn verschillende protocollen opgesteld per sector (sport, cultuur, dans, muziek, amateurkunsten, eventcatering, horeca...). Kijk deze eerst na vooraleer je een aanvraag indient. Overzicht protocollen.

Aanvraag wielerwedstrijd of veldrit

Wie een wielerwedstrijd (organisatie/ doortocht) of een veldrit organiseert, heeft een voorafgaande toelating van de burgemeester nodig en moet het geldende protocol volgen in het kader van corona. Er wordt best ook een Covid Event Scan gedaan om het veiligheidsrisico in kaart te brengen.

De aanvraag voor een wielerwedstrijd moet tenminste 3 maanden vóór de wedstrijd ingediend worden via dit aanvraagformulier.

Voorlopig is geen publiek toegelaten bij wielerwedstrijden. Voor West-Vlaanderen gelden er specifieke maatregelen. Veel gestelde vragen (zie download onderaan)

Lees zeker de organisatiegids wielerwedstrijden. Ook de verschillende protocollen dienen nageleefd te worden. Je kan een overzicht van alle disciplinespecifieke protocollen hier vinden.

Er is een besluit van de provinciegouverneur van West-Vlaanderen van toepassing houdende verbod van publiek, mondmaskerplicht voor de toegestane aanwezigen en een verbod op particulier gebruik van drones voor wielerwedstrijden in de provincie West-Vlaanderen.

Sport

Er dient ook ten allen tijde rekening gehouden te worden met het protocol van Sport Vlaanderen.

Protocol voor zwembadexploitanten
Protocol voor fitnesscentra
Protocol voor sportkampen - kinderen en jongeren
Protocol voor sportkampen - volwassenen en senioren
Protocol voor beheerders van sportinfrastructuur en openbare ruimtes.
Protocol en toolbox voor organisatoren van sportevenementen en wedstrijden.
Gedragscode voor sporters

Aanvullende info van Sport Vlaanderen kan je hier vinden.